Успех вашего бизнеса состоит из множества слагаемых, это и качественный товар и правильно подобранная стратегия развития, и профессионализм сотрудников. Кроме этого, очень важной составляющей является то как вы общаетесь со своими клиентами или коллегами.
Сегодня мы поговорим о том, какое значение имеет деловой этикет в переписке, какие основные правила оформления писем существуют, как их применить на практике и каким образом это сможет повлиять на развитие вашего дела.
Для чего нужно придерживаться правил деловой переписки
Фото с сайта Первая
Нельзя представить деловые коммуникации фирм и компаний без ведения электронной переписки. Интернет захватил мир уже давно. Никто и не вспомнит, когда в последний раз он решал бизнес-вопросы, отправляя весточку почтой. Давайте подумаем, каким образом вы общаетесь с коллегами, клиентами, заказчиками и конкурентами?
Попытаемся ответить на несколько вопросов:
- Случалось ли вам испытывать ощущение, что после отправления письма вам не ответят?
- Приходилось ли вам перезванивать собеседнику и попросить его прочесть ваше сообщение?
- Перечитывали ли вы несколько раз текст одного и того же послания, так и не понимая, чего же именно собеседник пытается от вас добиться?
- Пытались ли вы решить сложные вопросы, используя множество электронных сообщений, но так и никогда не ходили правильное решение, не обсудив его лично?
Если все это о вас, то используя основные правила ведения переписки, вы не только сэкономите время, но и позволите своему бизнесу работать максимально эффективно, выстроите доверительные отношения, основанные на прозрачных условиях не только с клиентами, но и с коллегами и подчиненными.
Вот почему владеть деловым этикетом так важно.
Основные правила ведения деловой переписки
Попытаемся рассказать вам о тех положениях, которых превратят ваш рабочий процесс в простое и приятное занятие. Поделим постулаты на два раздела.
- В первый войдут этические правила. Они формируют стиль вашей компании, позволяют получить представление о вас. Поэтому им следует уделить особое внимание.
Если вы начинаете текст делового письма фразой:
Привет, Иванов
или
Добрый вечер, Наташка
Надеяться на успешное сотрудничество с собеседником просто глупо.
- А во второй – те, которые помогают нам общаться и обмениваться информацией. Эти правила сугубо индивидуальны и существуют в рамках работы над проектами и задачами. Конечно, для каждой компании существуют индивидуальные положения.
Итак, чего стоит придерживаться, разрабатывая стиль своей деловой переписки:
- Начинайте письмо с вежливого обращения
Старайтесь писать полные ФИО адресата, без сокращений и каких-либо изменений.
- Обязательно сформулируйте и отразите тему сообщения
Это поможет получателю сконцентрироваться на вашем послании и сразу же обратить на него внимание.
- Пишите грамотно
Очень важно проверить текст перед тем, как отсылать его. Вы же не хотите, чтобы у получателя сложилось о вас мнение, как о безграмотном руководителе или сотруднике?
- Структурируйте
Исключите долгие лирические отступления и воду. Читателю незачем знать о том, как вы проведи день. Только четкость и краткость.
- Предупреждайте
Если в послании вы отправляете текстовые файлы, картинки или прочие документы, обязательно сообщайте об этом.Такой ход поможет избежать потерянных документов.
- Храните переписки
Никогда не удаляйте сообщения. Это очень важный пункт. Сохраненные письма помогут вам в решении многих проблем. В случае возникновения спорного момента можно будет просто найти соответствующее послание и посмотреть, что было на самом деле. Многие известные бизнесмены прикрепляют просьбу не удалять сообщение к подписи
Разновидности писем
Фото с сайта Бизнес-портал ДеньгоДел.com
Все сообщения, которые вы получаете или отсылаете, можно разделить на несколько групп.
Мы классифицируем их на две:
- Письма-коммуникации (отказы, претензии, оправдания, признания и другие).
- Письма-договоренности.
Итак, рассмотрим оба вида более подробно:
Письма-коммуникации: важный аспект делового общения
В данную группу входят все сообщения, которые используются в рамках общения внутри компании.
На что необходимо обратить внимание, составляя такое письма?
Конечно же на его структуру. Не пишите все сплошной простыней. Помните о том, что в сообщении обязательно должна прослеживаться четкая структура. Она должна состоять из следующих грамотно оформленных элементов:
- Тема
Лучше всего, чтобы она содержала глагол. Данная часть речи обозначает действие, а любое действие – это призыв, обращающий на себя внимание.
Например:
Согласовать договор.
Подготовить отчет.
Если же вы просто посылаете какой-либо файл, то отразите в теме его название.
Договор с производителем молока.
Вот несколько примеров, которые помогут вам понять, почему так важно правильно оформлять цель послания.
Фото с сайта rulesplay.ru/
Тема поможет вам отыскать необходимое сообщение, так вы ничего не потеряете и не упустите из виду.
Для осуществления внутренней переписки можете использовать единый шаблон, который принят только в вашей компании. А вот если пишите для другой фирмы, то лучше всего сначала указывайте её название, а затем – тему.
- Содержание
Очень важно писать грамотно и по делу. Только конструктивные мысли. Очень важно научиться правильно и понять формулировать мысли и излагать их. Без этого сложно добиться успеха. Если вы в тексте ссылаетесь на пришедшее ранее сообщение, то не поленитесь процитировать его и выделить каким-нибудь ярким цветом.
- Подпись
У всех сотрудников обязательно должен иметься общий шаблон. Подпись должна состоять из важных данных, которые смогут отразить адрес, телефон или иные контакты вашей организации. Нужно, чтобы связь с вами не представлялась сложной.
Например: С уважением, Иванов И. 89166567889
или
Руководитель отдела инноваций Сергеев. В. В.
Если ваша цель – установление доверительных отношений с собеседником, то используйте личную подпись, которую надо прикреплять к основному телу сообщения. Такие индивидуальные примечания будут очень приятны любому вашему коллеге или клиенту.
Например: Всего доброго, Николай Николаевич
Спасибо за сегодняшнее общение.
Берегите себя.
Передавайте привет семье.
Письмо-договоренности: незаменимый инструмент деловой переписки
Такой вид писем составляется после проведения встреч, переговоров, собраний и совещаний.
Основной его целью является внесение ясности в вопросы, которые были решены.
Приведем пример структуры подобного послания:
- Начните с приветствия и обращения к тому, с кем общаетесь.
- Затем продублируйте формулировку цели послания, даже если она уже обозначалась в устном разговоре.
- Перечислите все вопросы, о которых шла речь. И расскажите о всех принятых решениях и постановлениях.
- После этого зафиксируйте несколько не таких важных проблем. Так вы натолкнете собеседников на размышление о сути дела и его возможно улучшении и модернизации.
В конце задайте свои вопросы собеседникам, чтобы узнать, все ли им понятно.
Что зависит от правильного оформления
Фото с сайта Langformula.ru
Рассмотрим несколько основных моментов:
- Шрифт
Пишите только в одном стиле. На надо через слово использовать жирный или подчеркивания. Выделяйте исключительно важное и то в редких случаях.
Не пишите только большими буквами. Многие воспринимают это как крик и недовольство. Такие сообщения не провоцируют ответ, а вызовут только страх.ю
- Абзацы
Помните: отдельная мысль – отдельный абзац. Не надо всё мести под одну гребенку. Иначе вы рискуете остаться непонятым собеседником.
- Отступы
Следите за тем, чтобы блоки текста не сливались воедино. Так письмо будет легко и приятно читать.
- Ссылки
Если вы будете использовать их внутри текста, то он станет визуально более привлекательным, а на деле – более информативным.
Как попасть в нужный стиль
Очень хорошо о стилистике сообщений говорит в своем произведении «Искусство делового общения. Законы, хитрости, инструменты» Александра Карепина.
Она делит сообщения на те, которые лучше причислить к деловым, и те, которые относятся к личным. Посмотрите на картинку.
Фото с сайта rulesplay.ru
Если вы вдруг обнаружили, что для вашей деловой переписке наиболее характерны приемы левой колонки, то необходимо поработать над стилем общения.
К какому результату может привести соблюдение правил делового письма: вместо заключения
Задумывались ли вы хоть раз о том, какое количество писем вы отправляете и получаете ежедневно? В среднем, примерно 30, а может и 40, 50. Теперь подумайте, сколько времени вы тратите на то, чтобы понять цель, суть и назначение каждого из них. Сколько задач и вопросов помогла решить ваша переписка?
Мы тратим своё время и не ценим его. Но если на рассмотрение одного сообщения вы станете оставлять пусть на 20 секунд меньше, то сколько времени вы сэкономите за рабочий день? Примерно 15 минут. А в неделю? А за год?
Деловая переписка – это не просто этикет, который нужен нам для вежливости и гармонизации отношений. Это инструмент, помогающий наладить и стабилизировать бизнес-процессы в своей компании, сделать деятельность руководства и сотрудников более продуктивной и полезной.
Надеемся, что те знания, которые вы получили из этого материала, действительно пригодятся вам и станут отправной точкой в построении грамотной структуры своего дела.
