MyBizToday.RU
пятница, 16 ноября 2018

Правила ведения деловой переписки

Подписаться
Вступай в сообщество «MyBizToday.ru»!

Успех вашего бизнеса состоит из множества слагаемых, это и качественный товар и правильно подобранная стратегия развития, и профессионализм сотрудников. Кроме этого, очень важной составляющей является то как вы общаетесь со своими клиентами или коллегами.

Сегодня мы поговорим о том, какое значение имеет деловой этикет в переписке, какие основные правила оформления писем существуют, как их применить на практике и каким образом это сможет повлиять на развитие вашего дела.

Для чего нужно придерживаться правил деловой переписки

Фото с сайта Первая

Нельзя представить деловые коммуникации фирм и компаний без ведения электронной переписки. Интернет захватил мир уже давно. Никто и не вспомнит, когда в последний раз он решал бизнес-вопросы, отправляя весточку почтой. Давайте подумаем, каким образом вы общаетесь с коллегами, клиентами, заказчиками и конкурентами?

Попытаемся ответить на несколько вопросов:

  • Случалось ли вам испытывать ощущение, что после отправления письма вам не ответят?
  • Приходилось ли вам перезванивать собеседнику и попросить его прочесть ваше сообщение?
  • Перечитывали ли вы несколько раз текст одного и того же послания, так и не понимая, чего же именно собеседник пытается от вас добиться?
  • Пытались ли вы решить сложные вопросы, используя множество электронных сообщений, но так и никогда не ходили правильное решение, не обсудив его лично?

Если все это о вас, то используя основные правила ведения переписки, вы не только сэкономите время, но и позволите своему бизнесу работать максимально эффективно, выстроите доверительные отношения, основанные на прозрачных условиях не только с клиентами, но и с коллегами и подчиненными.

Вот почему владеть деловым этикетом так важно.

Основные правила ведения деловой переписки

Попытаемся рассказать вам о тех положениях, которых превратят ваш рабочий процесс в простое и приятное занятие. Поделим постулаты на два раздела.

  • В первый войдут этические правила. Они формируют стиль вашей компании, позволяют получить представление о вас. Поэтому им следует уделить особое внимание.

Если вы начинаете текст делового письма фразой:

Привет, Иванов
или
Добрый вечер, Наташка

Надеяться на успешное сотрудничество с собеседником просто глупо.

  • А во второй – те, которые помогают нам общаться и обмениваться информацией. Эти правила сугубо индивидуальны и существуют в рамках работы над проектами и задачами. Конечно, для каждой компании существуют индивидуальные положения.

Итак, чего стоит придерживаться, разрабатывая стиль своей деловой переписки:

  • Начинайте письмо с вежливого обращения

Старайтесь писать полные ФИО адресата, без сокращений и каких-либо изменений.

  • Обязательно сформулируйте и отразите тему сообщения

Это поможет получателю сконцентрироваться на вашем послании и сразу же обратить на него внимание.

  • Пишите грамотно

Очень важно проверить текст перед тем, как отсылать его. Вы же не хотите, чтобы у получателя сложилось о вас мнение, как о безграмотном руководителе или сотруднике?

  • Структурируйте

Исключите долгие лирические отступления и воду. Читателю незачем знать о том, как вы проведи день. Только четкость и краткость.

  • Предупреждайте

Если в послании вы отправляете текстовые файлы, картинки или прочие документы, обязательно сообщайте об этом.Такой ход поможет избежать потерянных документов.

  • Храните переписки

Никогда не удаляйте сообщения. Это очень важный пункт. Сохраненные письма помогут вам в решении многих проблем. В случае возникновения спорного момента можно будет просто найти соответствующее послание и посмотреть, что было на самом деле. Многие известные бизнесмены прикрепляют просьбу не удалять сообщение к подписи

Разновидности писем

Фото с сайта Бизнес-портал ДеньгоДел.com

Все сообщения, которые вы получаете или отсылаете, можно разделить на несколько групп.

Мы классифицируем их на две:

  • Письма-коммуникации (отказы, претензии, оправдания, признания и другие).
  • Письма-договоренности.

Итак, рассмотрим оба вида более подробно:

Письма-коммуникации: важный аспект делового общения

В данную группу входят все сообщения, которые используются в рамках общения внутри компании.

На что необходимо обратить внимание, составляя такое письма?

Конечно же на его структуру. Не пишите все сплошной простыней. Помните о том, что в сообщении обязательно должна прослеживаться четкая структура. Она должна состоять из следующих грамотно оформленных элементов:

  • Тема

Лучше всего, чтобы она содержала глагол. Данная часть речи обозначает действие, а любое действие – это призыв, обращающий на себя внимание.

Например:

Согласовать договор.

Подготовить отчет.

Если же вы просто посылаете какой-либо файл, то отразите в теме его название.

Договор с производителем молока.

Вот несколько примеров, которые помогут вам понять, почему так важно правильно оформлять цель послания.

Фото с сайта rulesplay.ru/

Тема поможет вам отыскать необходимое сообщение, так вы ничего не потеряете и не упустите из виду.

Для осуществления внутренней переписки можете использовать единый шаблон, который принят только в вашей компании. А вот если пишите для другой фирмы, то лучше всего сначала указывайте её название, а затем – тему.

  • Содержание

Очень важно писать грамотно и по делу. Только конструктивные мысли. Очень важно научиться правильно и понять формулировать мысли и излагать их. Без этого сложно добиться успеха. Если вы в тексте ссылаетесь на пришедшее ранее сообщение, то не поленитесь процитировать его и выделить каким-нибудь ярким цветом.

  • Подпись

У всех сотрудников обязательно должен иметься общий шаблон. Подпись должна состоять из важных данных, которые смогут отразить адрес, телефон или иные контакты вашей организации. Нужно, чтобы связь с вами не представлялась сложной.

Например: С уважением, Иванов И. 89166567889
или
Руководитель отдела инноваций Сергеев. В. В.

Если ваша цель – установление доверительных отношений с собеседником, то используйте личную подпись, которую надо прикреплять к основному телу сообщения. Такие индивидуальные примечания будут очень приятны любому вашему коллеге или клиенту.

Например: Всего доброго, Николай Николаевич

Спасибо за сегодняшнее общение.

Берегите себя.

Передавайте привет семье.

Письмо-договоренности: незаменимый инструмент деловой переписки

Такой вид писем составляется после проведения встреч, переговоров, собраний и совещаний.

Основной его целью является внесение ясности в вопросы, которые были решены.

Приведем пример структуры подобного послания:

  • Начните с приветствия и обращения к тому, с кем общаетесь.
  • Затем продублируйте формулировку цели послания, даже если она уже обозначалась в устном разговоре.
  • Перечислите все вопросы, о которых шла речь. И расскажите о всех принятых решениях и постановлениях.
  • После этого зафиксируйте несколько не таких важных проблем. Так вы натолкнете собеседников на размышление о сути дела и его возможно улучшении и модернизации.
    В конце задайте свои вопросы собеседникам, чтобы узнать, все ли им понятно.

Что зависит от правильного оформления

Фото с сайта Langformula.ru

Рассмотрим несколько основных моментов:

  • Шрифт

Пишите только в одном стиле. На надо через слово использовать жирный или подчеркивания. Выделяйте исключительно важное и то в редких случаях.

Не пишите только большими буквами. Многие воспринимают это как крик и недовольство. Такие сообщения не провоцируют ответ, а вызовут только страх.ю

  • Абзацы

Помните: отдельная мысль – отдельный абзац. Не надо всё мести под одну гребенку. Иначе вы рискуете остаться непонятым собеседником.

  • Отступы

Следите за тем, чтобы блоки текста не сливались воедино. Так письмо будет легко и приятно читать.

  • Ссылки

Если вы будете использовать их внутри текста, то он станет визуально более привлекательным, а на деле – более информативным.

Как попасть в нужный стиль

Очень хорошо о стилистике сообщений говорит в своем произведении «Искусство делового общения. Законы, хитрости, инструменты» Александра Карепина.

Она делит сообщения на те, которые лучше причислить к деловым, и те, которые относятся к личным. Посмотрите на картинку.

Фото с сайта rulesplay.ru

Если вы вдруг обнаружили, что для вашей деловой переписке наиболее характерны приемы левой колонки, то необходимо поработать над стилем общения.

К какому результату может привести соблюдение правил делового письма: вместо заключения

Задумывались ли вы хоть раз о том, какое количество писем вы отправляете и получаете ежедневно? В среднем, примерно 30, а может и 40, 50. Теперь подумайте, сколько времени вы тратите на то, чтобы понять цель, суть и назначение каждого из них. Сколько задач и вопросов помогла решить ваша переписка?

Мы тратим своё время и не ценим его. Но если на рассмотрение одного сообщения вы станете оставлять пусть на 20 секунд меньше, то сколько времени вы сэкономите за рабочий день? Примерно 15 минут. А в неделю? А за год?

Деловая переписка – это не просто этикет, который нужен нам для вежливости и гармонизации отношений. Это инструмент, помогающий наладить и стабилизировать бизнес-процессы в своей компании, сделать деятельность руководства и сотрудников более продуктивной и полезной.

Надеемся, что те знания, которые вы получили из этого материала, действительно пригодятся вам и станут отправной точкой в построении грамотной структуры своего дела.

← Вернуться

Мы используем cookie-файлы для наилучшего представления нашего сайта. Продолжая использовать этот сайт, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
Принять